チャットシステムを導入して業務を円滑にしよう【導入するメリット】

記事リスト

紙や手渡しを減らせる

女性

ネットワークで手続き

上司などに何らかの申請を行うとき、その都度決められたフォームに手書きをしてそれを提出しないといけないときがあります。承認印を上司が押していきますが、上司の上に上司がいればもちろんそれらの承認印も無ければ通りません。なかなか承認が下りないと思っていたら、ある上司のところで書類が放置されていたなどもあります。どちらにしても紙ベースや手渡しで手続きをする方法だと業務を遅らせます。何かいい方法がないか考えているところもあるでしょう。そこで検討したいのがワークフローシステムです。多くの業者がシステムを提供しているので比較するとよいでしょう。ワークフローシステムでは、これまで手書きなどで手渡しでやり取りしていた申請手続きなどを電子化できます。申請したい人はパソコン上から書類を作成し、それをネットを通して上司に送ります。送られてきた上司は承認をして次の上司に送り、最終的な承認が得られれば完了です。ではどの点に注意して比較すればよいかです。ワークフローシステムには多くの種類があるので、比較をするときには各システムが自社の仕組みに合っているかどうかを検討する必要がありそうです。便利そうでも自社に合わなければ使い道が少なくなるでしょう。ワークフローシステムを比較する時には承認やセキュリティの仕組みがどうなっているかもチェックすべきでしょう。誰でも使えるのはいいですが、セキュリティが弱いと間違った使われ方をする可能性があります。